A FERRAMENTA “TRÍADE DO TEMPO”

A “Tríade do Tempo” é uma ferramenta muito útil para auxiliar na análise das tarefas executadas no dia a dia, realizando um “raio x” de como anda sua administração do tempo e sua produtividade. O modelo foi proposto por Cristian Barbosa, um dos maiores especialistas no tema no país, que elaborou uma metodologia aplicada e testada com mais de 42 mil pessoas. É baseada na premissa de que as nossas atividades podem ser classificadas basicamente em três esferas: importância, urgência e circunstância. Cristian demonstra como as combinações dessas esferas podem criar diferentes tipos de perfis “perigosos” (com baixo nível de produtividade) e aponta um caminho para auxiliar a administrar melhor essas esferas, mantendo uma vida mais equilibrada (pessoal e profissionalmente falando). Faça já o download do questionário e descubra seu perfil, calculando sua Tríade do Tempo.

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PREENCHENDO A TRÍADE

Com base na Matriz de Eisenhower (ferramenta de gestão de tempo), Cristian Barbosa buscou modernização e aperfeiçoamento, desenvolvendo o conceito da Tríade do Tempo, apresentando as três esferas. Antes de descobrir sua tríade, vamos conferir cada uma delas.

  1. ESFERA DA IMPORTÂNCIA: são atividades ligadas diretamente para alcançar seus objetivos e metas de vida, nas várias áreas – pessoal, profissional, relacionamentos e qualidade de vida.
  2. ESFERA DA URGÊNCIA: são atividades que não necessariamente são importantes. Diz respeito às tarefas e pendências que precisam de execução imediata, com prazo estipulado para se vencer.
  3. ESFERA DA CIRCUNSTÂNCIA: são atividades que não são importantes nem urgentes, ou seja, todo o resto. Não trazem resultados, apenas ocupam e preenchem o tempo.

Para conhecer, qual a composição da sua tríade, é preciso preencher o questionário que está na ferramenta. Se você não fez o download ainda, faça e preencha. Cada um dos itens no questionário, de forma aleatória, estão ligados, de alguma forma, às esferas da importância, urgência ou da circunstância. As afirmações são generalistas, mas é possível imaginar e tentar aplicar a ideia na sua própria realidade e contexto. Para preencher, é preciso marcar a pontuação, que se trata da frequência com que você realiza as atividades mencionadas em cada item (no total são 18 itens), sendo mensurada em uma escala que varia de 1 a 5, respectivamente: 1- nunca; 2 – raramente; 3 – às vezes; 4 – quase sempre; 5 – sempre. Com base nos resultados, preencha os conjuntos conforme abaixo, observando o número da pergunta e colocando o valor correspondente que você marcou. No final, some os valores.

Cálculo Tríade do Tempo

Depois de realizar o somatório de cada conjunto individualmente, some também os três totais, calculando o total geral (TOTAL GERAL = TOTAL A + TOTAL B + TOTAL C). Esse dado é importante para poder calcular o percentual de cada esfera, conforme fórmulas apresentadas abaixo. Note que as questões do conjunto A estão ligadas às circunstâncias, enquanto que as do conjunto B dizem respeito às importâncias e o C das urgências. Logo em seguida, anote no diagrama o seu resultado (em percentual) de cada esfera.

Cálculo da Tríade do Tempo

TRÍADE DO TEMPO - Cristian Barbosa - Projete Você

ANALISANDO OS RESULTADOS

O autor demonstra que para se tornar uma pessoa mais produtiva e equilibrada, o ideal é que a tríade seja composta da seguinte forma: “70% de IMPORTÂNCIA + 20% DE URGÊNCIA + 10% DE CIRCUNSTÂNCIA”. Compare com seu resultado. Ficou surpreso(a)?! Com base na pesquisa realizada, ele identificou três tipos de combinações que são as mais comuns entre as pessoas, apontando as principais características desses perfis. Veja se o seu se enquadra em algum deles:

  1. PERFIL SUPER-HOMEM: neste perfil, a esfera da urgência tem o maior percentual, seguida pelas circunstâncias. A esfera da importância tem o menor valor. O autor explica que este tipo de perfil vive tentando “salvar a humanidade” e “apagar incêndios”. Resolve crises, pendências, problemas urgentes. Como válvula de escape, aproveita o seu “tempo livre” realizando atividades circunstanciais, para fugir da pressão, do estresse e do cansaço na sua vida.
  2. PERFIL EQUILIBRISTA: este perfil tem as esferas das circunstâncias e urgências com mesmo valor, tendo a importância como menor percentual. No equilibrista, o nível de cansaço é ainda maior, com alto grau de estresse e sobrecarga de atividades. Absorvem todas as atividades, dizem poucos “nãos” e têm dificuldade de planejamento e organização. Geralmente vivem ocupados e sem tempo e não cuidam muito bem da sua saúde e qualidade de vida.
  3. PERFIL HOMER SIMPSON: aqui, a esfera da circunstância é que tem o maior valor, seguido da urgência. Este perfil é acomodado, tem ausência de sonhos e sem coragem de lutar por objetivos. Vive  mais para o momento, quase que em piloto automático. Gasta muito tempo em atividades como: e-mail, mídias sociais, jogos, séries e televisão.

PERGUNTAS PODEROSAS

  • Como você avalia seu resultado?
  • Quais atividades são importantes para você (ligados aos seus objetivos e metas de vida) que você deveria fazer e não está priorizando no momento?
  • Que atividades estão aparecendo como urgência, tomando seu tempo e impedindo sua produtividade?
  • Quais são seus maiores ladrões de tempo? Como interferem?
  • Que atividades circunstanciais você tem feito e poderia evitar ou reduzir para ter mais tempo livre?
  • Como você vai garantir que conseguirá diminuir as circunstâncias?
  • Com o que você tem mais procrastinado? Que atitudes você poderia tomar no seu dia a dia para garantir que as atividades importantes sejam feitas com prioridade máxima? O que poderia fazer para que a esfera das importâncias tivesse maior percentual e ficasse mais próximo da tríade “ideal”?
  • Esta ferramenta lhe ajudou de alguma forma? Como?

 

TEXTO por RAQUEL RODRIGUES