A FERRAMENTA “MATRIZ DE EISENHOWER”

A Matriz de Eisenhower (Eisenhower’s Decision Matrix) é uma ferramenta conceitual de fácil aplicação e com um poder de feedback excelente para auxiliar a priorizar, planejar e gerenciar as atividades no nosso dia a dia, aumentando a nossa produtividade e desempenho. Esta matriz recebe o nome do seu criador, Dwight D. Eisenhower, general do Exército Americano e 34º presidente dos Estados Unidos. Entretanto, só foi popularizada a partir da sua publicação, em 1989, no livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes“, de Stephen Covey. É uma das ferramentas mais utilizadas por quem trabalha com gerenciamento de tempo, planejamento estratégico, produtividade e alta performance. A ferramenta se trata de uma matriz 2×2, apresentando quatro quadrantes e sendo baseada no princípio de urgência vs. importância. Faça agora o download da ferramenta e leia as instruções para seu preenchimento.

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PREENCHENDO A MATRIZ

  1. PASSO I: Antes de dar início ao seu preenchimento, é preciso levantar todas as tarefas que precisam ser efetuadas, ao longo da semana (planejamento semanal) ou do mês (planejamento mensal). Anote em uma folha em branco uma lista de tudo aquilo que precisa ser feito, levantando atividades em todos os níveis da sua vida (pessoal, profissional, qualidade de vida e relacionamentos).
  2. PASSO II: Agora, em uma nova folha, separe estas atividades em duas colunas, classificando-as de acordo com a urgência. O conceito de urgência está ligado àquilo que precisa ser efetuado o mais rápido possível, possuindo um prazo e um limite próximos de serem encerrados. Podem ser pendências, compromissos, relatórios, provas, trabalhos, comprar um presente, fazer ligações, enviar e-mails, ou qualquer outra atividade que precisa ser feita. Desta forma, separe: de um lado o que é “urgente” e do outro o que é “não urgente”.
  3. PASSO III: Observando este resultado, identifique, dentro das urgências, aquilo que de fato é importante. O conceito de importância está ligado às atividades que, de alguma forma, estão diretamente ligadas com nossos objetivos pessoais e profissionais. Sendo efetuadas, geram algum tipo de retorno ou resultado que nos aproxima de realizar estes nossos objetivos ou que nos gera satisfação e sensação de sucesso. Repita o mesmo procedimento informando o que é importante dentro das “não urgências”. O que sobrou, é considerado como “não importante”.
  4. PASSO IV: Com base nesta análise, preencha a matriz adequadamente nos seus quadrantes, informando o que é (1) Importante e urgente; (2) Importante e não urgente; (3) não importante e urgente; (4) não importante e não urgente.

Matriz de eisenhower - Projete Você

ANALISANDO OS RESULTADOS

  1. IMPORTANTES E URGENTES (FAÇA AGORA!): precisam de uma priorização maior, exigindo atenção para execução imediata. De preferência, é interessante que estas atividades sejam as primeiras a serem realizadas durante o dia, diminuindo o risco de não serem efetuadas.
  2. IMPORTANTES E NÃO URGENTES (AGENDE): é imprescindível que estas atividades sejam planejadas, para evitar que sejam procrastinadas até próximo do limite do prazo e se tornem urgências. O planejamento evita a sobrecarga de atividades e melhora a produtividade. Por isso, realize o agendamento de cada uma dessas atividades e monitore suas realizações.
  3. NÃO IMPORTANTES E URGENTES (DELEGUE): caso a atividade não precise ser necessariamente realizada por você, especialmente se não está ligada aos seus objetivos pessoais ou profissionais, tente delegar. É importante esta reflexão para aprender a “dizer não” para algumas atividades, a descentralizar o poder, a otimizar o gerenciamento do nosso tempo e garantir que o foco e a energia sejam despendidos nas atividades de fato importantes.
  4. NÃO IMPORTANTES E NÃO URGENTES (ELIMINE): se a tarefa não é importante nem urgente, elimine-a o mais rápido possível. Boa parte do nosso tempo é gasto com ladrões de tempo, atividades que nos distraem, roubam atenção e os fazem procrastinar. Não confunda com o tempo para lazer e entretenimento, ou sono.. atividades que estão ligadas ao nosso bem-estar e lazer também são importantes. Aqui estamos falando das atividades que realmente nada agregam (fofoca, muito tempo nas mídias sociais ou televisão, checar mensagens e e-mails várias vezes ao dia, etc.).

PERGUNTAS PODEROSAS

  • Quais são as principais atividades que você precisa realizar esta semana? E este mês?
  • Quais dessas atividades são realmente importantes (ligadas aos seus objetivos pessoais e/ou profissionais) e são urgentes? Fazê-las já, atenção imediata!
  • Que atividades são importantes (ligadas aos seus objetivos), mas não precisam ser realizadas agora? Planificar, planejar! Não deixar que estas atividades se tornem urgentes. O que é importante precisa ser identificado, priorizado e agendado.
  • Quais tarefas são urgentes, mas não estão ligadas aos seus objetivos pessoais e profissionais (não são importantes)? Precisa de você para ser realizada? Tente delegar, ou seja, repassar para os outros.
  • Quais tarefas foram consideradas não urgentes e não importantes? Elimine-as o mais rápido possível.

 

TEXTO por RAQUEL RODRIGUES