SINOPSE: O essencialista não faz mais coisas em menos tempo – ele faz apenas as coisas certas. Se você se sente sobrecarregado e ao mesmo tempo subutilizado, ocupado mas pouco produtivo, e se o seu tempo parece servir apenas aos interesses dos outros, você precisa conhecer o essencialismo. O essencialismo é mais do que uma estratégia de gestão de tempo ou uma técnica de produtividade. Trata-se de um método para identificar o que é vital e eliminar todo o resto, para que possamos dar a maior contribuição possível àquilo que realmente importa. Quando tentamos fazer tudo e ter tudo, realizamos concessões que nos afastam da nossa meta. Se não decidimos onde devemos concentrar nosso tempo e nossa energia, outras pessoas – chefes, colegas, clientes e até a família – decidem por nós, e logo perdemos de vista tudo o que é significativo. Neste livro, Greg McKeown mostra que, para equilibrar trabalho e vida pessoal, não basta recusar solicitações aleatoriamente: é preciso eliminar o que não é essencial e se livrar de desperdícios de tempo. Devemos aprender a reduzir, simplificar e manter o foco em nossos objetivos. Quando realizamos tarefas que não aproveitam nossos talentos e assumimos compromissos só para agradar aos outros, abrimos mão do nosso poder de escolha. O essencialista toma as próprias decisões – e só entra em ação se puder fazer a diferença.

 

GUIA DO LIVRO

Mentalidade + Processo sistemático da busca disciplinada por menos

  1. ESSÊNCIA: Qual é a mentalidade básica do essencialista?
  2. EXPLORAR:  Discernir muitas trivialidades do pouco que é vital
  3. ELIMINAR: Excluir as muitas coisas triviais
  4. EXECUTAR: Remover obstáculos para a execução

 

INTRODUÇÃO

O ESSENCIALISTA

  • Fazendo e trabalhando muito, podemos ainda assim ter desempenhos insatisfatórios, visto que dedicamos grande parte do nosso tempo a realizar tarefas não essenciais – menos importantes.
  • Pergunta-chave:Essa é a coisa mais importante que eu deveria fazer com meu tempo e meus recursos neste momento?” Só quando permitimos parar de tentar fazer tudo e deixar de dizer sim a todos é que conseguimos oferecer nossa contribuição máxima àquilo que importa. Caso contrário, sentimos excesso de trabalho e sentimento de subutilização.
  • “Menos porém melhor”: trata-se de fazer as coisas certas, investir tempo e energia da forma mais sábia possível para dar sua contribuição máxima fazendo apenas o essencial. O essencialismo não é um modo de fazer mais uma coisa, é um modo diferente de fazer tudo. É uma maneira de pensar.

O NÃO ESSENCIALISTA

  • Importante: “Se não estabelecermos prioridades, alguém fará isso por nós”! Como realizar escolhas de maneira a aproveitar melhor nosso potencial e o das pessoas ao nosso redor?
  • Pessoas que desenvolvem paixão por inúmeras oportunidades, tentam aprender tudo e fazer tudo, encontram sempre uma nova obsessão a cada dia → perdem a capacidade de discernir as poucas coisas vitais entre as muitas triviais – tudo parece ser importante. Trabalham demais, são sobrecarregadas, e avançam pouco em cada direção.
  • Muita gente ambiciosa e inteligente tem razões perfeitas e legítimas para achar difícil de responder uma pergunta simples → “como identificar uma ÚNICA coisa a se fazer para dar sua contribuição máxima?”. O não essencialista está por toda parte. Principais fatores:
    1. Opções demais: aumento exponencial de opções relativas a quase tudo. E nisso, perdemos de vista as coisas mais importantes → não temos preparo para lidar com a quantidade de opções e informações que temos e recebemos, nos sentimos perdidos
    2. Excesso de pressão social: aumentou também o número de influências externas sobre nossas decisões → pressão social, a conexão nos tornou mais vulneráveis à sobrecarga de opiniões
    3. A ideia de que “podemos tudo”: ideia de que somos capazes e podemos fazer tudo, além do desequilíbrio entre vida pessoal e profissional, temos mais exigências que nossas atribuições e sobrecarga de atividades

ANALOGIA DO ARMÁRIO

Não conseguimos, muitas vezes, ter o esforço consciente de manter nosso armário arrumado: vira uma bagunça e cheio de roupas que nunca são usadas. Quando a situação foge do controle, nos esforçamos e fazemos uma limpeza. E em pouco tempo tudo volta à estaca zero.

  • EXPLORAR: em vez de perguntar, “será que vou usar isso algum dia?”, se perguntar “eu realmente amo esta peça? Ela me deixa incrível? Uso com frequência?”
  • ELIMINAR: digamos que dividiu as roupas em pilhas – manter x descartar. O apego nos faz ter dificuldade de doar, de se livrar. Como se livrar do não essencial?
  • EXECUTAR: para o armário permanecer arrumado, deve-se criar uma rotina regular. Sacola grande para descarte, informar bazar ou instituição que receberá roupas e reservar horário na agenda para isso.

O essencialismo consiste em criar um sistema para cuidar do armário da vida. Mas não de um processo anual, mensal ou semanal, é uma disciplina diária de dizer sim ou recusar → abrir mão de muitas coisas boas, em contrapartida, ficar com as poucas coisas extraordinárias!

PARTE 1. A ESSÊNCIA

A) ESCOLHER  “Tenho que fazer” → “escolho o que fazer”. Há muito tempo superestimamos o aspecto externo das escolhas (opções) e subestimamos a capacidade interna de escolher (ações) → sentimos impotência diante do mundo, fazemos o que dizem para fazermos porque tudo parece importante e não focamos no que é essencial. Podem nos tirar opções (coisas), mas não a capacidade de escolher.

B) DISCERNIR  “Tudo é importante” → “só poucas coisas realmente importam”. Reagimos a todos os desafios, aumentamos nossas responsabilidades, trabalhamos mais. Entretanto, certos tipos de esforço geram recompensas maiores. Muitas vezes o esforço não gera necessariamente resultado. O foco é menor, porém melhor (não necessariamente menos trabalho ou esforço, mas trabalho e esforço focados nas coisas importantes – que geram maiores resultados).

C) PERDER PARA GANHAR  “Dar conta de tudo” → “Do que abrir mão?”. É fácil perceber porque é tão tentador negar a realidade das trocas e concessões. Afinal de contas, por definição, uma situação dessas evolve no mínimo duas coisas que queremos. Ganhar mais ou ter mais tempo de férias? Terminar o próximo e-mail ou chegar pontual na reunião? Queremos fazer tudo e nunca abrir mão de nada. Não abrindo mão, a tendência é: trabalhar muito em duas ou mais coisas e não ter o mesmo retorno se estivesse focado no mais importante. Não é uma única decisão, são conjuntos de decisões diárias pessoais e profissionais que nos colocam em cheque contra o essencial. As soluções de concessões constituem oportunidade importante: nos obrigam a pesar as opções e selecionar estrategicamente a que for melhor para nós. Não significa que tenha que escolher entre família, trabalho ou saúde e sim que tenha que pesar o que é mais importante e tomar decisões que beneficiem isso – escolhas de maneira PONDERADA, DELIBERADA e ESTRATÉGICA.

PARTE 2. EXPLORAR

A) TER ESPAÇO  “Ocupado para pensar na vida” → “Cria espaço para projetar, explorar, refletir, ler”. Não estar focado no trabalho o tempo todo, reservar tempo para respirar, pensar, inovar e crescer. DICA: Reservar tempo de forma deliberada e agendada para refletir e pensar na vida, sem distrações, diariamente ou semanalmente.

B) EXAMINAR  “Presta atenção em tudo” “examina e capta somente a essência da informação”. Com muita informação, esquecemos de analisar e saber tirar o que realmente importa. DICA: faça um diário (dispositivo de armazenamento para fazer backup da memória – escrever menos, porém melhor); observar a realidade.

C) BRINCAR  “É trivial, desperdício de tempo”  “é essencial, estimula criatividade e experimentação”. Fazer brincadeiras, trazer o lúdico para o cotidiano → liberar imaginação, abrir espaço para diversão, explorar, liberar criatividade, felicidade, animação. No brincar, fazemos apenas pela alegria do fazer, não como um meio de atingir um fim.

D) DORMIR  “É para os fracos, luxo, reduz tempo útil” “é prioridade, alto desempenho, aumento da produtividade”. Proteger seu maior patrimônio – seu corpo e sua mente. Dormir não é perda de tempo, mal necessário ou falta de produtividade – é essencial para recarregar energias, repousar. Com melhor sono, melhora raciocínio lógico, atenção, energia, disposição: nível máximo de contribuição mental.

E) SELECIONAR “Diz sim a todas as oportunidades” “aceita somente oportunidades essenciais”. Se não for um sim óbvio, a resposta deve ser um não óbvio. A regra dos 90%, de 0 a 100, se a nota é maior que 90, sim. Caso contrário, rejeitar. O Não essencialista diz sim a quase todos os pedidos ou oportunidades, usa critérios amplos e implícitos como: “se alguém que conheço está fazendo, tenho que fazer também”. O Essencialista só diz sim a 10% das melhores oportunidades, usa critérios rígidos e explícitos como “isso é exatamente o que procuro!”. Se a oportunidade não passar por dois critérios, a resposta deve ser não!

PARTE 3. ELIMINAR

A) ESCLARECER  “Missão vaga, imprecisa e genérica” “missão concreta, inspiradora, mensurável e significativa”. Visão Pessoal: o que você quer alcançar na carreira nos próximos 5 anos? A maioria não sabe dar uma boa resposta. Quando não existe clareza de propósito, metas, papéis, as pessoas ficam confusas, frustradas e estressadas. Não sabem para onde vão, o que devem fazer ou conquistar. Sem foco: desperdício de tempo e energia. Supervalorizamos coisas não essenciais (carro, mídias sociais, etc.) e negligenciamos o que realmente importa (família, saúde, experiências, impacto social, etc.). Objetivo essencial: Se corretamente elaborado, resolve mil decisões posteriores. Depois que a grande decisão é tomada, todas as subsequentes se tornam mais nítidas. Favorece escolha estratégica e elimina universo de outras milhares de opções. Mapeia o curso dos próximos 5, 10 ou 20 anos de vida.

B) OUSAR “Não ousa dizer não, medo e pressão social” “diz não com firmeza, decisão e delicadeza”. O “não” certo, dito na hora certa pode mudar o rumo da história. Muitas vezes, não ousamos dizer não por vários motivos: medo de perder grandes oportunidades, receio de complicar situação, não querer decepcionar alguém que respeitamos ou amamos, medo de magoar alguém, de ser mal interpretado (mal-estar social, sentimento de culpa), etc. Aprender a dizer não com firmeza, passar a nos respeitar mais e diminuir o medo exagerado de desapontar os outros. Atenção: dizer “não” com elegância, não significa usar a palavra “não” – fico honrado por ter lembrado de mim, obrigada pelo convite, agradeço pela gentileza… infelizmente vou precisar recusar, adoraria mas já tenho outro compromisso, tenho outros planos.. Sim adoraria, mas não agora, em outra ocasião, agora estou ocupado com x e y. Usar: não suave, mensagens de e-mail automáticas, humor.

C) DESCOMPROMETER-SE  “Dificuldade de se descomprometer” “pula fora se não quer mais investir”. A influência dos custos perdidos é a tendência de continuar investindo tempo, dinheiro e energia numa proposta que sabemos ser malsucedida, só porque já gastamos tempo e valor impossíveis de serem ressarcidos. Quanto mais investimos, mais difícil de abandonar. Pergunta: Se eu não tivesse investido neste projeto, quanto estaria disposto a investir hoje? O que eu poderia fazer com o tempo ou dinheiro se pulasse fora agora? Reduza as perdas. Supere o medo do desperdício (não ter medo de não usar/fazer só porque já gastou dinheiro); admita fracasso para começar a ter sucesso (não ter medo de assumir que errou, recomeçar); pare de tentar forçar o que não se encaixa (fazemos isso com a vida, tentar fazer dar certo algo que não funciona bem: relacionamentos, empregos, etc.); pare de assumir compromissos à toa; supere o medo de perder oportunidades (não aceitar tudo que aparece, só porque apareceu).

D) EDITAR “Acrescentar coisas, aumentar detalhes” → “subtrair coisas, detalhes distraem”. Saber retirar o excesso e deixar apenas o essencial. Não ter medo de riscar, abandonar, rejeitar o que se fez, escreveu, planejou. Editar até que seja simples, direto e objetivo – revele apenas o essencial. Aprender a condensar; corrigir e editar menos, mas editar bem.

E) LIMITAR “Enxergar limites como restrições” → “estabelecer limites é criar poder”. Capacidade de saber estabelecer sempre limites a priori. O não essencialista enxerga os limites prova de fraqueza, que o deixa limitado. Essencialistas: estabelecer limites dá poder, protege o tempo contra aproveitadores e costuma liberá-los de coisas que promovem objetivos dos outros e não seus. Considera as fronteiras libertadoras e estabelece com antecedência regras. Não roube os problemas dos outros, identifique os desvios, estabeleça limites. Só é realmente livre aquele que sabe estabelecer limites.

PARTE 4. EXECUTAR

A) PREVENIR “Pressupõe que tudo dará certo” → “cria margens de segurança para possíveis eventualidades”. Não sabemos o que pode ocorrer – engarrafamento, voo cancelado, doença, falta energia, máquina com problema, etc. Esperar o inesperado. Não esperar a dificuldade ocorrer para agir, se prevenir e se preparar criando uma margem de segurança. Outro fator também ocorre com dinheiro, não essencialistas gastam tudo. Em épocas de crise ou dificuldade, não possuem reserva! Acrescentar 50% no prazo estimado. Cuidado para não subestimar o tempo que uma tarefa pode ser feita: falácia do planejamento. Sabemos que o prazo não é o suficiente, mas não queremos admitir. Faça o planejamento de cenários – onde corremos riscos e quais são? Qual é o pior cenário? Quais seriam seus efeitos? Qual seria o impacto financeiro? Como posso investir para reduzir riscos e aumentar a resiliência?

B) SUBTRAIR “Contornar crises ao invés de prevê-las, empilha soluções rápidas” → “remove obstáculos, elimina o que realmente atrapalha e produz mais”. Mesmo que tudo seja aprimorado, sem atacar os obstáculos, restrições e gargalos, as melhoras não serão concretas. Identificar a parte do processo que é mais lenta em relação às outras e arrumar meio de acelerá-la. Qual é o obstáculo que o impede de alcançar o que é realmente importante? Ao identificar e remover sistematicamente esta restrição, você conseguirá reduzir a forma significativa o atrito que o impede de executar o que é essencial.

  1. Tenha clareza do objetivo essencial (o quê, quando, onde, como, …)
  2. Identifique o obstáculo que que impede o avanço (o que impede de concluir? Ex. Baixo nível de energia, desmotivação, perfeccionismo,..). Encontrar aquele que trava e terá maior impacto, trabalhar em cada um de maneira individual, um por vez. Não resolver todos os obstáculos, foco naquele que mais prejudica.

C) AVANÇAR  “Meta grande e resultados pequenos” → “começa pequeno e obtém grandes resultados”. Recompensar pequenas vitórias, motivar-se! Diferença: forçar grande vitória x criar pequenas vitórias!  Pequenas mudanças podem ser obtidas naquilo que se faz com frequência, há poder na constância e repetição. Foco e disciplina com metas específicas, realistas, mensuráveis, alcançáveis e com prazos.

  1. Criar sistemas de estímulo e não de policiamento e repreensão. Em casa ou no trabalho, o segredo é começar desde cedo, estimular o progresso e comemorar pequenas vitórias.
  2. Concentre-se no progresso viável: concluído é melhor do que perfeito. Deixar de perder tempo com o que não é essencial e focar no essencial para fazer o que precisa ser feito. Qual é o menor progresso que seria útil e valioso para a tarefa essencial que queremos cumprir?
  3. Faça a preparação mínima viável: pode-se começar tarde e grande ou cedo e pequeno. Começar o quanto antes e investir o mínimo possível de tempo é o melhor caminho.
  4. Recompense visualmente o progresso: usar método de reforço positivo, quadro ou mural das pequenas vitórias, por exemplo.

D) FLUIR “Faz muito esforço para executar o essencial”  → “elabora rotina, cria hábitos e disciplina para essencial”. Fazer com que pareça fácil – criar rotinas é uma das ferramentas mais poderosas para remover obstáculos. Sem ela, a atração das distrações não essenciais nos domina. Não temos que gastar energia todo dia para priorizar tudo, acontecerá sem nem que tenhamos de pensar a respeito. No início, há gasto de energia para criar rotina, mas depois flui de maneira natural. Crença limitante: a criatividade e inovação são aniquiladas nas rotinas. Isso é verdadeiro se forem criadas rotinas erradas.. as certas podem melhorar e ainda poupar energia. A disciplina ocorrendo de maneira natural nos faz ter tempo livre para criar, pensar e refletir, sem sentir pressão por fazer algo que não gosta ou se forçar a fazer algo e não conseguir. Todo hábito se compõe: (1) deixa: gatilho que diz ao cérebro para entrar no modo automático e usar este ou aquele hábito → (2) rotina: comportamento propriamente dito, físico, mental ou emocional → (3) recompensa: ajuda o cérebro a perceber se valerá a pena recordar esse hábito específico no futuro. Com o tempo, isso se entrelaça neurologicamente. Crie novos gatilhos, faça o mais difícil primeiro, misture as rotinas (criar rotinas diferentes na semana), uma de cada vez.

E) FOCALIZAR  “Mente pensando no passado ou futuro” → “mente focada no presente, momento com foco no resultado”. Só o agora existe – você já se sentiu preso, revivendo erros do passado várias e várias vezes, como vídeo em eterno replay? Gastou tempo e energia se preocupando com o futuro? Ora preso ao passado (sucessos e fracassos), ora preso ao futuro (oportunidades e desafios). Libertar-se e fazer no agora, focado no que se pode fazer hoje! Não se distrair. Não perder de vista a meta, mas focar no que se pode fazer hoje. Maestria – prática, experiência e foco no presente. Descubra o que é mais importante neste momento; aprenda a priorizar e a executar no agora.

F) SER “Filosofia do fazer mais” → “filosofia do menos, porém melhor”. O essencialismo não como um item acrescentado a vida – mas um modo mais simples e diferente de se fazer tudo – estilo de vida, abordagem abrangente para viver e liderar, ele se torna a essência de quem somos. É sempre uma escolha, dizer não às oportunidades não essenciais, escolher aquilo que realmente importa. O que traz: mais clareza (saber o que é essencial para tomar decisões), mais controle (mais confiança em priorizar, decidir, escolher), mais alegria na jornada (levar a vida com mais intensidade no momento presente, dar valor à simplicidade e pequenas conquistas). Escolherá levar uma vida com propósito e significado ou recordará sua única vida com pontadas de arrependimento? O que é essencial? Responda com sinceridade e elimine todo o resto.

G) LIDERANÇA “Fazer de tudo perfeito e bem feito” → “menos coisas mais bem feitas”. Menos coisas mais bem feitas, transmitir a informação certa às pessoas certas na hora certa, rapidez e qualidade na tomada de decisões. Equipes reunidas, articuladas, com clareza de propósito e metas (o que entregar, como e quando) – melhorar: papéis, seleção de talentos à gestão, comunicação, responsabilidades, etc.

RESUMÃO

NÃO ESSENCIALISTA

ESSENCIALISTA

PENSA

Tudo para todos

  • Tenho que fazer
  • Tudo é importante
  • Dar conta de tudo
  • Filosofia do fazer mais
Menos porém melhor

  • Escolho o que fazer
  • Apenas poucas coisas realmente importam
  • Do quê abrir mão?
  • Filosofia do menos, porém melhor

FAZ

A busca indisciplinada por mais

  • Reage ao que é mais urgente
  • Diz sim sem pensar direito
  • Força execução na última hora
A busca disciplinada por menos

  • Diz não a tudo menos o essencial
  • Remove obstáculos, foca na execução

OBTÉM

  • Aceita tarefas demais e deixa o trabalho a desejar
  • Sente-se sem controle
  • Exausto e sobrecarregado
  • Metas grandes, resultados pequenos
  • Escolhe com cuidado
  • Sente-se no controle
  • Faz as coisas certas
  • Sente alegria na jornada
  • Metas pequenas, grandes resultados

FOCO

  • Energia dispersa, sem foco e sem prioridades
  • O caminho segue o fluxo
  • Muito esforço e baixa produtividade
  • Mente no passado ou futuro
  • Energia concentrada, com foco total e prioridades
  • Segue um propósito definido
  • Menos esforço e mais produtividade
  • Mente no presente, foco no resultado

EXTRAÍDO do livro – “Essencialismo: a disciplinada busca por menos”. AUTOR: Greg McKeown

TEXTO por RAQUEL RODRIGUES