SINOPSE: Neste livro, Christian Barbosa oferece uma possível solução para quem deseja uma vida mais equilibrada, voltada para a realização dos seus sonhos. Com base em uma pesquisa realizada com mais de 42 mil pessoas em todo o mundo, ele apresenta um método de planejamento pessoal que pode ajudar o leitor a organizar sua vida e se tornar mais produtivo. A partir do conceito de que o tempo se divide em três esferas – importante, urgente e circunstancial -, o autor ensina como equilibrá-las para melhorar o desempenho e como agir caso se esteja desperdiçando energia demais na esfera errada. A obra traz ferramentas que podem ser colocadas em prática tanto por quem utiliza agendas convencionais quanto por quem prefere soluções tecnológicas.

GUIA DO LIVRO

  1. Um upgrade na Gestão de Tempo
  2. Modernizando a Administração do Tempo
  3. A Tríade do Tempo
  4. Como Administrar o Tempo?
  5. A Metodologia da Tríade
  6. Identidade: quem sou eu?
  7. Metas: um rumo para sua vida
  8. Planejamento: preparando o caminho
  9. Organização: vamos arrumar a bagunça?

 

A TRÍADE DO TEMPO

A tríade do tempo se trata de um modelo de Administração de Tempo desenvolvido por Cristian Barbosa, um dos maiores especialistas neste tema no Brasil. Para começar, sempre escutamos as pessoas se lamentarem por não conseguirem ser, ter e fazer o que querem na vida, especialmente se escondendo na “desculpa” da falta de tempo. O autor defende que mudar a maneira como organizamos nossa vida e administramos nosso tempo e recursos depende de nós mesmos: (1) o poder da MUDANÇA está em nós – é preciso estar disposto a refletir e mudar, substituir velhos hábitos improdutivos e desenvolver um novo estilo de vida; (2) o poder dos SONHOS – as mudanças e realizações acontecem por um motivo, alcançar um lugar específico é o que nos movimenta e nos faz partir para ação; (3) o poder da ESCOLHA – grande parte do que NÃO fazemos é porque deixamos para depois, ou para um “momento certo”. Muitas vezes, ele não chega. É preciso decidir e tomar novas estratégias no presente para mudar seu futuro (a sensação da falta de tempo é fruto das escolhas que você faz); (4) o poder da AÇÃO – depois de sonhar e decidir, é preciso agir. Usar novas ferramentas, aplicar diferentes métodos, perseverar e mudar de atitude. A tríade do tempo é ao mesmo tempo uma metodologia e uma forma de administrar recursos e tempo, definindo primeiro o que é prioridade (objetivo) para se traçar um caminho (planejamento). Veja agora como descobrir o que é prioridade (importante).

COMPOSIÇÃO DA TRÍADE DO TEMPO

  • ESFERA DA IMPORTÂNCIA: são as atividades ligadas ao que é verdadeiramente importante na sua vida, aquelas que geram resultados a curto, médio e longo prazo (sucesso, realização, felicidade, amor, etc.) e fazem a diferença real no cenário onde você está inserido, seja no trabalho, na comunidade, nas pessoas com as quais você convive, etc. Estão diretamente relacionadas aos seus objetivos pessoais e profissionais, aos seus sonhos que deseja alcançar.
  • ESFERA DA URGÊNCIA: são as atividades que geram algum tipo de problema se não for executada e que não possuem prazo, devem ser feitas de imediato. As pessoas usam, muitas vezes, essa esfera como fuga dos problemas pessoais. Erro comum: vivemos definindo urgências como prioridade, porém não geram necessariamente resultados e nos faz viver com sensação de perda de tempo, frustrados, estressados, cansados, com horários desregulados (comendo e dormindo mal, trabalhando muito, etc.)
  • ESFERA DA CIRCUNSTÂNCIA: essa esfera exige maior preocupação e atenção. Abrange: atividades que não são importantes nem urgentes para você, mas sim para as outras pessoas (um favor, por exemplo) ou atividades que não são importantes para você – são apenas ladrões de tempo.

COMPOSIÇÕES PERIGOSAS

  1. SUPER-HOMEM: são aquelas pessoas que possuem a esfera da urgência em maior percentual, em segundo lugar as circunstâncias e em último a importância. São aqueles que têm tendência de viver salvando a tudo e a todos, resolvendo problemas, apagando o fogo de urgências e raramente gastando o tempo decidindo, planejando e executando o que de fato é importante. Usam as circunstâncias como uma válvula de escape para se aliviarem da pressão e do desgaste provocado pelas urgências.
  2. HOMMER SIMPSON: são as pessoas que possuem a esfera das circunstâncias como o maior percentual, e em segundo lugar as urgências. Fazem o que para elas é aceitável, não buscam crescimento pessoal ou profissional. Trata-se de um perfil mais acomodado, com ausência de sonhos e falta de objetivos. Dividem seu tempo em festas, prazeres imediatos, trabalho acomodado, urgências que por ventura possam aparecer e as obrigações do cotidiano.
  3. EQUILIBRISTA: vive se equilibrando entre as circunstâncias e as urgências. Sempre se sentindo pressionado, ocupado e preocupado. Têm dificuldade sobre seus processos, dificuldade de planejamento e definição de métodos e estratégias.

A TRÍADE IDEAL

O livro disponibiliza um questionário muito interessante para que seja possível rastrear o seu perfil e identificar o percentual médio despendido em cada uma das três esferas. É incrível como identificando nossos hábitos, comportamentos e atitudes do dia a dia conseguimos refletir sobre o que de fato é importante e repensar nossa vida para alcançar um melhor equilíbrio, além de alcançar mais resultados positivos, realização e sucesso pessoal e profissional. Ainda mais, identificar melhores estratégias para administrar o tempo. A tríade ideal, segundo o autor é composta da seguinte forma: 70% importante; 20% urgente e 10% circunstancial. O maior desafio é definir metas e objetivos claros para sua vida (saúde, alimentação, relacionamentos, família, amigos, profissão, etc.) e manter a sua vida baseada no que é importante para você. Para isso, são apresentadas algumas medidas e exercícios que auxiliam a diminuir a esfera das urgências e das circunstâncias e aumentar a esfera da importância. Vale a pena conferir.

COMO ADMINISTRAR O TEMPO?

Uma importante reflexão: o tempo nunca para, não é possível administrá-lo. O que podemos fazer é administrar nossa vida, nossas ações e eventos ao longo do tempo em função das nossas prioridades. Aquela famosa frase:  “tempo é uma questão de prioridade”. Afinal, todos nós temos o mesmo tempo… É preciso controlar a você mesmo e não deixar o tempo controlá-lo. Cinco fases de um processo contínuo que vai requerer mudança de hábitos pessoais (jeito de ser e agir) para tornar você o próprio autor da sua vida e treinar o cérebro para ser mais produtivo e ter mais tempo útil para priorizar:

  1. DESCARREGAR: existe uma dificuldade em armazenar tantas informações no cérebro, ficamos sobrecarregados, estressados, ansiosos e até esquecemos do que deve ser feito. São as “vozes mentais” que ficam martelando na nossa cabeça, dizendo: “eu preciso fazer… eu tinha que fazer…”. Primeiro passo: visualizar o que deve ser feito: ponha no papel, numa lista, agenda, em algum quadro. Tirar da cabeça e colocar em alguma ferramenta de produtividade.
  2. PLANEJAR: planejar o que vai ser feito. Definir estratégias, ações, ter visão do que deve ser feito, onde, quando, como. Ajuda a minimizar os riscos e maximizar os resultados. O tempo gasto com planejamento (seja semanal, mensal) auxilia a administrar melhor sua vida e otimizar seu tempo.
  3. ANTECIPAR: evitar deixar que uma tarefa importante se torne urgente, diminuindo o estado de estresse e cobrança. Não deixar tudo para última hora, as pendências se multiplicam e afetam diretamente nossa produtividade e equilíbrio. Tarefas importantes não podem ser negligenciadas.
  4. PRIORIZAR: é preciso identificar as tarefas que são executadas no dia a dia e realizar uma classificação, identificando aquelas que são consideradas como prioritárias. Essas serão as mais importantes, que não devem deixar de ser feitas. Irão comprometer seus resultados.
  5. EQUILIBRAR: é preciso equilibrar, ter tempo suficiente para aproveitar a vida em sua totalidade para não deixar aspectos importantes em segundo plano, como família, saúde, etc. Uma dica do autor: “não se arrependa do passado, não prometa mudar o futuro. Faça o presente valer a pena”.

A METODOLOGIA DA TRÍADE

A metodologia da tríade do tempo, foi desenvolvida por Cristian Barbosa como abordagem prática, sistêmica e estruturada para mudar o seu modelo mental e alavancar sua produtividade, auxiliando na organização das ideias, na criação de um fluxo de ações e na melhoria das suas principais deficiências (falta de organização, falta de planejamento, não ter prioridades, não saber delegar, não saber dizer “não”, etc.). São cinco etapas: (1) Identidade; (2) Metas; (3) Planejamento; (4) Organização; (5) Execução.

1. IDENTIDADE: QUEM SOU EU?

Cada um tem uma história própria pessoal e especial. Não importa o impacto, mas sim a marca que você deixa no lugar onde você vive, nas empresas por onde passa e nas pessoas com as quais você convive. É preciso se conhecer, saber o que se quer, buscar ser quem você realmente é. Pontos importantes para reflexão: (a) seus papéis; (b) seus relacionamentos importantes; (c) seu equilíbrio pessoal; (d) sua missão de vida. O mais interessante é que o livro apresenta vários questionários, perguntas e reflexões para ajudar você a encontrar mais clareza de visão e de objetivos de vida. É um caminho profundo de autoconhecimento e descobertas que auxiliarão na definição das prioridades e na administração da sua vida. Vamos ver algum dos pontos importantes neste tópico:

  • PAPÉIS: sua identidade se manifesta no mundo através dos diversos papéis que você exerce na sociedade, seja no ambiente de trabalho, em casa, nos círculos de amigos, nas atividades em que você participa, etc. Em cada um dos grupos que você faz parte, sua postura e suas funções se modificam. Definir com precisão o significado de cada um desses papéis o ajudará a identificar os resultados que deseja obter em cada um deles, bem como quanto tempo você despenderá neles. Você poderá conhecer melhor sua relação com cada um deles e alcançar mais felicidade, sucesso e realização.
  • RELACIONAMENTOS IMPORTANTES: os papéis só existem por causa das pessoas com as quais você se relaciona. Cada uma das suas funções apresentam pessoas-chave que compõem estes relacionamentos. Conhecer cada uma dessas pessoas, saber do impacto que causam na sua vida e que atividades você gostaria de fazer com cada uma dessas pessoas importantes. O autor disponibiliza vários questionários, gráficos e ferramentas para ajudar nestas definições.
  • EQUILÍBRIO PESSOAL: o equilíbrio diz respeito ao nosso corpo: (a) físico: qualidade e expectativa de vida, englobando alimentação, saúde, disposição, energia, exercícios, elasticidade, etc.; (b) mental: ideias, raciocínio e atividades intelectuais como palestras, filmes, livros, cursos, entre outros; (c) emocional: como você lida com sentimentos e emoções, como você controla eles e reage diante das situações; (d) espiritual: relacionado a sua essência (valores) e crenças. Como você despede tempo também com relaxamento, meditação, respiração, oração, por exemplo.
  • MISSÃO DE VIDA: declaração do seu propósito, da sua filosofia de vida. Direciona seus objetivos, auxilia na priorização e no foco, na tomada de decisões e na definição de prazos e estratégias.

2. METAS: RUMO PARA A VIDA

Para achar um rumo para sua vida, é preciso anteriormente definir objetivos. A partir deles, será possível criar metas, as quais farão parte de um caminho a ser percorrido para alcançar aquilo que se deseja. Lembre: se você não sabe para onde vai, qualquer caminho serve. As metas são pessoais, devem ser escritas, possíveis e importantes para você e para sua vida. Uma dica: suas metas devem ser SMART – específicas (bem explicadas), mensuráveis (capazes de medir com indicadores, sejam qualitativos ou quantitativos), alcançáveis (capazes de realização), relevantes (o quanto são importantes para você) e temporizáveis (prazos para atingir). Precisam seguir estes cinco critérios para que gerem o máximo possível de clareza, definição, motivação e envolvimento.

3. PLANEJAMENTO: PREPARANDO O CAMINHO

Uma interessante analogia para reflexão: “você já se imaginou montar um quebra-cabeça de 5.000 peças sem ter ideia da imagem final?”. É difícil guiar uma vida próspera, equilibrada e plena sem ter acesso a um bom planejamento. É preciso saber onde se está e onde se quer chegar, definindo um caminho para alcançar e realizar seus sonhos, metas e objetivos (pessoais e profissionais). Planejar é criar um mapa, uma rota. Apesar de parecer ser chato e perda de tempo, é um processo simples e com resultados rápidos e práticos. Não garante o sucesso, mais reduz as chances de fracasso. Para tal, define-se um conjunto de ações, recursos e tempo necessários para conseguir realizar. Escolha um dia na semana um horário para planejamento e incorpore como um hábito. Construa seu funil e continue sempre revisitando seu planejamento semanal, mensal e anual. Veja o que foi feito, como foi feito e o que não foi feito. Incorpore melhores estratégias, aprenda com seus erros. Melhore sua produtividade e continue realizando mais.

4. ORGANIZAÇÃO: ARRUMANDO A BAGUNÇA

A bagunça é um dos grandes inimigos da produtividade e da realização. A bagunça atrapalha, distrai e cria um fluxo de atividades desorganizadas, gerando perda de tempo, falta de estímulo e procrastinação. Para isso, é importante organizá-la em três níveis distintos: (a) FÍSICO: usar ferramentas, objetos, layout e ambiente que gerem estímulo, prazer e resultado – mudar de agenda, arranjar um mural ou quadro branco, etc. Arrumar o quarto, o armário, as gavetas e tudo aquilo que você usa no seu dia a dia. (b) LÓGICO: o meio digital pode auxiliar bastante na sua organização. Arrumar pastas de e-mail, área de trabalho do computador, lista de aplicativos, entre outros para manter uma utilização e comunicação eficaz. (c) CONHECIMENTO: arranjar melhores formas e ferramentas de gerenciar aquilo que sabemos, pensamos e queremos. Muitas vezes se trata de uma desorganização total na nossa cabeça, precisamos organizar nossos pensamentos, nossos compromissos, nossos objetivos e nossos conhecimentos – o que nós sabemos e como vamos utilizar este conhecimento para ter uma vida mais saudável, plena, equilibrada e com realização pessoal e profissional.

5. EXECUÇÃO: IMPLEMENTAÇÃO

No livro, você vai conhecer um roteiro com algumas indicações e atividades que podem ser realizadas para auxiliar na implementação da metodologia e na mudança de hábitos para administrar melhor a sua vida, seus recursos e seu tempo. Algumas dessas tarefas são: descobrir o que é importante na sua vida, o que você gosta de fazer, montar o gráfico dos seus papéis, definir seus relacionamentos importantes, quais atividades você gostaria de realizar para melhorar seu corpo (físico, espiritual, mental e emocional), quais são seus objetivos e sonhos a curto, médio e longo prazo, como priorizar suas atividades e classificar suas esferas (urgência, importância e circunstancial), como montar seu planejamento e executar o que deseja.

 

TRECHOS EXTRAÍDOS do livro – “A TRÍADE DO TEMPO: um modelo comprovado para organizar sua vida e aumentar sua produtividade e seu equilíbrio”. AUTOR: Cristian Barbosa. Editora Sextante, 2011.

TEXTO por RAQUEL RODRIGUES